Desde que publiquei o post "Desmistificando o GTD: Respostas às Tuas Perguntas Mais Frequentes sobre Este Método de Organização", tenho recebido vários e-mails e comentários a pedir que dê exemplos práticos de como aplicar o método GTD (Getting Things Done), na tua rotina do dia a dia.

Guia Prático para Aplicar o Método GTD 

Captura de tarefas

Imagina que estás no trabalho e surge-te uma ideia brilhante para um novo projeto. Em vez de deixares essa ideia perdida na tua mente, captura-a imediatamente. Pode ser tão simples como enviar um e-mail para nós próprios ou fazer uma nota rápida no teu telemóvel. Assim, não perdes a ideia e podes voltar a ela mais tarde.

Como eu aplico na minha rotina?

Como sou fã de agendas em formato papel, o mais usual é escrever na agenda, ou num post-it aquela ideia, ou uma determina coisa que tenho para fazer. Vamos supor que eu me lembrei que preciso de ligar a um cliente, ou enviar um determinado e-mail, a minha gestão passa por colocar logo na agenda. 

Processamento regular

Todos os dias, dedica alguns minutos para processar as tuas tarefas. Por exemplo, de manhã antes de começares o teu dia de trabalho ou à noite antes de te deitares. Analisa cada tarefa e decide o próximo passo. Se tens um e-mail importante para responder, decide se o fazes de imediato, se adias para mais tarde ou se delegas a responsabilidade a alguém da tua equipa.

Como eu aplico na minha rotina?

Todos os dias à noite verifico a minha agenda, vejo o que foi feito ou ficou pendente. Quando organizo a minha agenda coloco sempre a vermelho a indicação "IMP", sempre que se trata de algo que tem obrigatoriamente que ser resolvido naquele dia ou naquela hora, o resto vou gerindo por urgência e importância, usando a matriz de Eisenhower.

Organização por contextos

Vamos supor que tens uma lista de tarefas a fazer em casa. Agrupa essas tarefas por contexto - por exemplo, tarefas de limpeza, tarefas de manutenção, tarefas relacionadas com a família, etc. Desta forma, quando estás em casa e tens algum tempo livre, podes consultar a lista correspondente e escolher uma tarefa que se ajuste ao momento.

Como eu aplico na minha rotina?

Criar nichos é fundamental, por isso tento sempre agrupar as minhas tarefas e seguir uma ordem. Por exemplo, se estou a responder e-mails no trabalho, tento responder a todos (ou pelo menos o máximo possível), antes de passar à próxima tarefa. Se eu estou a organizar as limpezas cá de casa, começo por colocar listas do que deve ser feito em cada divisão e quando vou colocar em prática as tarefas tento seguir uma ordem lógica para as tarefas.

Revisão semanal

Ao final de cada semana, reserva um momento para uma revisão do teu sistema GTD. Analisa as tuas listas de tarefas, projetos e compromissos. Certifica-te de que estás a focar-te no que é mais importante e atualiza o teu sistema conforme necessário. Por exemplo, se perceberes que estás a acumular muitas tarefas num determinado contexto, pode ser altura de reorganizares as prioridades.

Como eu aplico na minha rotina?

Todos os domingos ao final da manhã, sento-me e verifico a minha agenda, desde compromissos que tenho que fazer, passando pelas minhas tarefas de limpeza, trabalho no escritório, no blog, e até mesmo um planner de refeições, e sempre que é necessário e possível, tento distribuir as tarefas ao longo da semana para evitar ter dias sob carregados.

Foco na próxima ação

Vou dar-te um exemplo prático. Imagina que tens que preparar uma apresentação para uma reunião importante. Em vez de te preocupares com o resultado da apresentação, foca-te na próxima ação necessária. Pode ser algo tão simples como pesquisar informações sobre o tema ou criar um esboço inicial da apresentação. Ao concentrares-te na próxima ação, tornas o projeto mais gerível e aumentas a tua produtividade.

Como eu aplico na minha rotina?

Tento sempre ter um raciocínio em cadeia e ligar todas as tarefas entre si, com uma espécie de causa efeito. A ideia é dividir uma tarefa grande, em tarefas mais pequenas e realizar estas tarefas por etapas até atingir o resultado.

Espero que estes exemplos reais e dicas práticas te ajudem a implementar o método GTD no teu dia a dia. Lembra-te, a consistência é fundamental. Quanto mais praticares este método, mais natural se tornará e mais benefícios irás colher na tua vida pessoal e profissional. Experimenta e conta-me no facebook, os teus resultados!

Etiquetas: Gestão de tempo, Matriz de Eisenhower, Método GTD, organização, organização dia-a-dia, Produtividade, Rotina diária