Sabes te Organizar (16)

No final do ano passado, falei sobre a minha agenda e muitas pessoas disseram que gostavam de um publicação com algumas dicas para manter uma agenda organizada, e por isso, hoje aqui no blog, temos uma edição de "Sabes te Organizar", com dicas para teres sempre a tua agenda organizada.

Antes de falarmos de dicas, tenho que te dizer estas dicas são baseadas na minha experiência e naquilo que funciona melhor comigo. As dicas que te apresento podem ser adaptadas tanto às agendas digitais como às agendas em papel, contudo, o mais importante é que não tenhas uma agenda só porque ela é bonita, deves sempre escolher a tua agenda de acordo com aquilo que pretendes dela e de acordo com a funcionalidade que lhe vais dar.

 

1. Planeamento e tarefas

Para usares a agenda e sentires que estás a ter sucesso, é fundamental que conheças bem o teu tempo a maneira que o geres para evitar atrasos ou compromissos sobrepostos. 

Também é fundamental que consultes a tua agenda pelo menos uma vez por dia e mantenhas todas as informações atualizadas. Se houve uma nova tarefa a ser feita, se entretanto tens um compromisso dois dias à frente ou se tivesses-te que fazer alguma alteração no teu planeamento diário, tenta logo de imediato (ou pelo menos o mais rápido possível), colocar essas informações na tua agenda nos dias e horas específicos. 

2. Facilitar a leitura

Para facilitar a leitura assim que abro a agenda, eu uso sempre um esquema de cores. Por exemplo:

• Escrito a Azul - Compromissos do blog 
• Escrito a Preto - Compromissos do escritório
• Escrito a Verde - Compromissos pessoais
• Escrito a Cor de Laranja - Informações como feriados, férias ou aniversários.
• Escrito a Vermelho - Horários que não podem ser alterados.

Desta forma, quando abro um determinado dia na agenda, pelas cores que vejo, sei logo o que tenho que fazer. Por exemplo de manhã quando chego ao escritório só me foco nas indicações escritas a preto, mas quando chegou a casa e estou a trabalhar no blog sei que posso deixar de lado o que está a escrito a preto e me focar apenas no que está escrito a azul.

 

Ter um esquema de legendas também ajuda muito, principalmente na hora de confirmar determinado compromisso ou se necessário, o reagendar para outro dia. Por exemplo eu uso a seguinte legenda:

• “A” para tarefa ou compromisso adiado. Nesse caso, anoto de lado qual a nova data;
• “X” para tarefas canceladas; 
• “V” para tarefa realizada e concluída.

Outra coisa que me ajuda bastante na hora de ler a agenda é ter a mesma dividida por secções, ou seja assuntos ou tarefas que podem ser feitas ao longo do dia sem um horário específico são anotadas todas juntas, já os compromissos com horários específicos, são apontados juntos, sempre com a informação da hora escrita a vermelho, e depois com a cor correspondente à tipologia do compromisso.

3. Tempo pessoal e espaços abertos

Por muito divertido e desafiante que possa ser ter uma agenda cheia é fundamental saber também quando parar. Por isso lembra-te de deixares sempre espaço para as coisas que gostas de fazer como ir tomar café com os amigos, ou ir ginásio, entre outras coisas. Também deves sempre deixar alguns espaços em branco, isso vai te permitir respirar fundo e fazer uma pausa, e se eventualmente alguma coisa correr mal, ou precisares de agendar um compromisso ou fazer uma tarefa de última hora, sabes sempre que tens esses espaços em branco para o afeito.

E então, o que achaste destas dicas? Partilha comigo as tuas dicas de organização da tua agenda.

 

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